logo s-Gravendeel

Digitaal dorp
s-Gravendeel

Alles over s-Gravendeel...

Hoe vind je de juiste vergaderlocatie?

Soms zijn er van die besprekingen die niet zomaar op kantoor gehouden kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat ze veel mensen betreffen of omdat je de noodzaak ervan extra wil benadrukken met een officiële locatie. De zoektocht naar dé perfecte locatie is dan begonnen. Als we kijken naar zaalverhuur, dan zijn de mogelijkheden eindeloos. Overal in Nederland zijn vergaderlocaties te vinden. Dus hoe maak je een keuze? Waar let je op? We zetten drie tips voor je op een rij.

1.      Makkelijk te bereiken

Het is natuurlijk vooral belangrijk dat de locatie voor iedereen gemakkelijk te bereiken is. Kies dus voor een centrale ligging. Zaalverhuur Den Haag bijvoorbeeld als de meesten in de Randstad wonen. Dan ligt Den Haag erg centraal. Bovendien is dit gemakkelijk te bereiken met het openbaar vervoer. Check van tevoren wel goed of de locatie gemakkelijk op verschillende manieren te bereiken is. Kan je hier eenvoudig komen met de auto? Is er ook voldoende parkeergelegenheid? En hoe zit het met de verbindingen met het openbaar vervoer? Zo weet je zeker dat iedereen in staat is om te komen.
Twijfel je of het voor iedereen haalbaar is om met eigen vervoer te komen? Bespreek dit dan ruim van tevoren en kijk of het mogelijk is dat een enkeling samen carpoolt. Zo weet je zeker dat de opkomst straks naar wens is. Het is bij een belangrijke vergadering immers van essentieel belang dat iedereen op komt dagen.

2.      Boek een cateraar

Weet je dat de vergadering lange tijd gaat duren? En zullen er heel wat mensen komen? Dan is het natuurlijk jammer als zij allemaal een eigen lunchpakket mee moeten nemen. Jij nodigt ze immers uit op een andere locatie en grote kans dat ze hierdoor langer van huis zijn dan normaal. Bij de meeste vergaderingen op locatie wordt er dan ook voor gekozen om een cateraar in te schakelen.
Het hangt een beetje af van de locatie wat er mogelijk is. Bij de meeste vergaderlocaties is catering heel eenvoudig te regelen. Bijvoorbeeld omdat het ook een restaurant is. Er zijn echter ook locaties waarbij je dit extern moet regelen. Zoek van tevoren uit wat mogelijk is en houd er rekening mee dat er eventueel wachttijden kunnen zijn. Daarom moet je ook niet te lang wachten met het reserveren van een locatie én de catering. Houd bij het verzorgen van de catering ook rekening met specifieke dieetwensen en allergieën.

3.      De juiste faciliteiten

De vergadering zelf is natuurlijk hetgeen waar iedereen voor komt. Deze moet wel goed verzorgd kunnen worden. Hierbij spelen de juiste faciliteiten een belangrijke rol. Denk hierbij aan een whiteboard, goede internetverbinding, een microfoon en simpelweg een effectieve ruimte om alle genodigde gasten in te kunnen plaatsen.
Wil je er zeker van zijn dat de vergaderzaal aan alle eisen voldoet? Neem dan niet alleen contact op met de zaalverhuurder, maar ga eventueel ook zelf een kijkje nemen. Dan zie je direct wat mogelijk is.